Dalla carta al digitale: come Le.Gi.Se. S.r.l. ha ottimizzato la gestione dell’azienda con la creazione di un gestionale ad hoc
a cura di Le.Gi.Se. S.r.l.
06 Novembre 2024
Le.Gi.Se. S.r.l., azienda fornitrice di servizi di telecomunicazioni “chiavi in mano” ed operante nel settore degli impianti di rete fissa in fibra e rete mobile, ha da sempre cercato di ottimizzare i propri processi lavorativi e di migliorare la propria efficienza operativa.
Tuttavia, prima dell’avvio del progetto “LEvoluzione – LE.GI.SE. in evoluzione attraverso lo sviluppo di un sistema di integrazione dei servizi e dei processi per il controllo e coordinamento delle attività lavorative in sede e in cantiere”, l’approccio ai problemi di gestione dell’azienda era basato su fogli di calcolo ed archivi cartacei. Ben presto tale approccio si è rivelato inadeguato di fronte alla crescente complessità delle attività e alla necessità di avere una visione d’insieme sempre più chiara ed aggiornata.
Il reparto amministrativo, capitanato da Emanuele Loda ed Emanuele Agazzi, i due CEO dell’azienda, ha compreso e colto che tale approccio fosse limitativo in maniera significativa anche per la crescita dell’azienda, in diversi aspetti, trasversali a tutte le operazioni.
Stretti tra la necessità di gestire un numero crescente di progetti e la complessità di un mercato sempre più competitivo, si è reso necessario riconsiderare il modus operandi, per limitare le inefficienze e migliorare la gestione dei flussi aziendali.
Dopo aver considerato i principali fornitori di sistemi gestionali aziendali, da quelli più noti a quelli più recenti, Loda ed Agazzi hanno concepito la necessità di costruire una soluzione ad hoc che potesse adattarsi senza limiti preimposti alla realtà di Le.Gi.Se. S.r.l.
“L’obiettivo che ci siamo posti fin da subito era quello di superare i limiti del nostro approccio, caratterizzato da una scarsa visibilità sui dati e da troppi processi manuali ed inefficienti. Il nuovo gestionale, costruito attorno alle nostre specifiche esigenze e personalizzato seguendo le nostre direttive e priorità, ci avrebbe permesso di digitalizzare completamente i nostri flussi di lavoro e di ottenere una maggiore efficienza operativa.” [Emanuele Loda – CEO]
Obiettivi chiari per un progetto ambizioso
Stabiliti gli obiettivi, Loda ed il suo team ha dovuto porsi il problema di individuare il partner più indicato per lo sviluppo e l’integrazione del nuovo sistema gestionale. Date le particolarità, le spiccate esigenze di personalizzazione e le conoscenze tecniche necessarie per il compimento di quest’opera, l’azienda ha collaborato e ha ricevuto supporto al progetto da un professionista del sistema.
Questa decisione è stata guidata dall’esigenza che, rispetto ad una agenzia web di comunicazione classica, questa figura potesse interfacciarsi più spesso ed in maniera più dedicata al progetto, rimanendo sul pezzo dando spunti importanti in maniera proattiva e risolvendo eventuali criticità in corso d’opera.
La commessa condivisa inizialmente con lo sviluppatore, comprendeva le seguenti priorità:
● Digitalizzare i processi: eliminare la burocrazia cartacea e automatizzare le attività d’ufficio ripetitive.
● Aumentare la trasparenza: avere una visione chiara ed aggiornata di tutte le attività in corso, dei costi sostenuti e delle risorse impiegate (umane e fisiche).
● Migliorare la comunicazione: facilitare lo scambio di informazioni tra i diversi reparti, tra i gruppi di lavoro sul campo e tra i dipendenti e l’amministrazione aziendale.
● Ottimizzare la gestione dei materiali: tenere traccia dei materiali utilizzati, dei costi vivi dei cantieri e organizzare in maniera efficiente i magazzini.
Il gestionale in breve: un risultato inaspettato
Dopo un intenso periodo di sviluppo e accogliendo anche i suggerimenti del professionista selezionato, durato diversi mesi, l’azienda non solo ha raggiunto gli obiettivi prefissati ma, in corso d’opera, ha avuto anche modo di considerare ulteriori migliorie ed efficientare molti dei flussi.
La sezione amministrativa: il cuore pulsante
La parte amministrativa del gestionale rappresenta il cuore pulsante dell’azienda. Grazie alla dashboard personalizzata, si ha una visione chiara ed aggiornata di tutte le attività in corso e di tutte le informazioni essenziali per prendere decisioni operative informate.
Si può monitorare in tempo reale le scadenze, gestire le richieste di ferie / permessi dei dipendenti, tenere traccia dei documenti aziendali in scadenza e lo stato di lavorazione ed avanzamento dei progetti.
La gestione dei documenti è stata completamente digitalizzata. Ogni documento, dai contratti ai certificati, viene archiviato in modo sicuro e associato ai relativi progetti e/o ai relativi dipendenti. Questo permette di trovare facilmente qualsiasi documento associato ad un progetto e, quando necessario, garantire la conformità alle normative vigenti.
[Immagine 1]. Documenti aziendali
La pianificazione delle attività è diventata più semplice ed intuitiva grazie all’utilizzo di una sezione dedicata interamente alla pianificazione settimanale e mensile delle lavorazioni e delle attività in cantiere.
“Possiamo visualizzare in modo chiaro le attività programmate e quelle completate, le risorse assegnate e le scadenze.
Possiamo assegnare i compiti ai diversi team, monitorare l’avanzamento dei progetti evitando sovrapposizioni e garantendo una migliore organizzazione del lavoro.” [Emanuele Loda – CEO]
Anche la gestione dei clienti è stata notevolmente migliorata. Ogni cliente dispone di un proprio profilo, con l’elenco dei progetti associati, dei referenti e dei listini prezzi personalizzati.
[Immagine 2]. Programmazione
La gestione dei materiali di consumo, inoltre, è stata semplificata grazie alla possibilità di associare i materiali utilizzati ai cantieri e/o ai dipendenti. Questo ha permesso di ottimizzare la gestione del magazzino e, soprattutto, di ridurre gli sprechi.
Il sistema, inoltre, fornisce la possibilità di generare QR code per ogni materiale stoccato e poterlo poi stampare ed apporre nel magazzino fisico per una gestione più veloce e rapida.
[Immagine 3]. Materiali
La sezione dipendenti: uno strumento al servizio dei collaboratori
La parte del sistema dedicata ai dipendenti è stata progettata per semplificare il loro lavoro quotidiano ed aumentare la loro produttività.
Il “cartellino digitale” ha sostituito il tradizionale timbro, consentendo ai dipendenti di registrare le proprie presenze in modo rapido e semplice. Ma non solo: ogni dipendente ha accesso al proprio calendario tramite il quale poter visualizzare le attività settimanali da svolgere, i mezzi da utilizzare, la propria squadra di lavoro ed i cantieri su cui intervenire.
Inoltre, grazie alla digitalizzazione dei contenuti, ogni dipendente può accedere in qualsiasi momento ai propri documenti (patente, attestati, buste paghe ecc.), archiviati in maniera protetta da un sistema di sicurezza adeguato, ed ai documenti dei cantieri in programmazione.
Questo permette ai dipendenti di rispondere in maniera chiara ad eventuali controlli in cantiere da parte delle forze dell’ordine e di vigilanza.
E’ stata eliminata anche la necessità di recarsi in ufficio d’amministrazione per le ferie e i permessi di malattia: i dipendenti, infatti, ora possono richiedere dei periodi di pausa in maniera smart direttamente dalla versione mobile della dashboard. L’amministrazione, d’altro canto, può accogliere tale richiesta con un semplice click, o proporre un periodo alternativo che poi il dipendente dovrà a sua volta confermare ed accettare.
[Immagine 4]. Dipendenti
Integrazione e tracciabilità: la chiave del successo
La vera innovazione è arrivata dal modo in cui le due parti del sistema, quella amministrativa e quella dedicata ai dipendenti, sono state strettamente integrate tra loro, garantendo un flusso continuo di informazioni e una visione completa dell’azienda in ogni istante.
L’aggregazione automatica dei dati ed il loro connubio affiatato ha permesso la generazione di report dettagliati sull’efficienza dei dipendenti, sui costi di cantiere, sull’utilizzo dei mezzi aziendali e su tanti altri aspetti di importanza fondamentale per l’azienda.
[Immagine 5]. Reports
Per garantire la sicurezza dei dati, la loro integrità e la trasparenza delle operazioni, è stato implementato un sofisticato sistema di tracciabilità che registra ogni azione effettuata dagli utenti.
Questo permette di monitorare l’utilizzo del sistema, di individuare eventuali anomalie e di risolvere situazioni critiche in fretta. La presenza di log dettagliati è fondamentale per ricostruire la cronologia di qualsiasi modifica, garantire la trasparenza e la responsabilità all’interno dell’organizzazione.
[Immagine 6]. Logs
I benefici per Le.Gi.Se. S.r.l.
Grazie alla creazione, all’implementazione e alla messa in opera del nuovo gestionale, Le.Gi.Se. S.r.l. ha già riscontrato numerosi benefici:
● Gestione del personale semplificata: la digitalizzazione dei report ha permesso di ridurre significativamente il tempo dedicato all’inserimento manuale dei dati, liberando così le risorse umane per attività a più alto valore aggiunto.
● Pianificazione ottimizzata: la calendarizzazione degli interventi e la gestione dei materiali hanno consentito di organizzare al meglio il lavoro delle squadre, riducendo i tempi di fermo e aumentando l’efficienza.
● Controllo dei costi più preciso: grazie alla tracciabilità dei costi e dei materiali, l’azienda è ora in grado di monitorare costantemente le spese e individuare eventuali inefficienze.
● Decisioni più informate: disporre di dati precisi e aggiornati consente di prendere decisioni strategiche più informate e lungimiranti.
● Maggiore trasparenza: tutti i dati sono centralizzati e accessibili in tempo reale dall’amministrazione, facilitando il monitoraggio dei progressi e velocizzando la presa di decisioni importanti.
● Soddisfazione dei dipendenti: ambiente di lavoro più organizzato e strumenti più intuitivi.
L’implementazione del nuovo sistema gestionale non è stata priva di sfide. Tutti i dipendenti hanno dovuto affrontare una curva di apprendimento iniziale e superare alcune resistenze al cambiamento. Tuttavia, i risultati ottenuti fino ad ora confermano che la strada intrapresa è sicuramente quella giusta.
“Siamo convinti che questo investimento sia stato fondamentale per la crescita della nostra azienda e ci permetterà di affrontare le sfide future con maggiore competitività. Continueremo a sviluppare il nostro sistema gestionale, integrando nuove funzionalità e migliorando quelle esistenti”. [Emanuele Loda ed Emanuele Agazzi – CEO]
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